Por Julio Soto,
Gerente Consultoría Softland Dominicana.
Parte fundamental de una buena gestión de proyectos radica en la organización y la comunicación de nuestros colaboradores, tener a la mano herramientas que les ayuden a gestionar el tiempo y dedicar oportunamente sus esfuerzos garantizará un trabajo estructurado y bien hecho.
En la actualidad, llevar una agenda física es cosa del pasado, por diferentes razones. Desde no contar con alertas que te avisen cuando está próximo a vencer el siguiente hito, hasta poder compartir con el personal las tareas en que se verán afectados o que deberán gestionar. Para esto debemos contar con una serie de herramientas que permiten que los colaboradores puedan organizar su jornada y sus tareas pendientes desde la comodidad de su móvil y ordenador, de manera integrada.
Microsoft To Do
Permite agrupar, en diferentes categorías, las tareas personales, laborales y las del equipo de trabajo. Se pueden agregar recordatorios, alertas, fechas de compromiso, entre otras opciones. Adicional, puedes tener un control de las tareas pendientes y fechas de entrega acordadas a lo interno de la organización como con los clientes.
Se puede integrar con Microsoft Outlook y activar la opción de recordatorios en el móvil. Así si actualizas una actividad, se modifican las agendas y mantienes toda la información centralizada.
Microsoft Planner
Se puede integrar con la herramienta anterior y otras aplicaciones de Microsoft 365. Puedes tener tableros organizados para los equipos, así podrás visualizar los flujos de trabajo muy similar a proyectos gestionados con un enfoque ágil. También, permite integrar en una sola entidad todo lo concerniente a las tareas por realizar y mantener informado al personal con todos los temas por gestionar.
Siempre que busquemos la forma de optimizar la ejecución de nuestro equipo es sumamente importante tratar de utilizar una entidad integrada, esto para mayor comodidad del personal y que se puedan comunicar en el mismo idioma, es complejo y un poco agobiante dirigirte a diferentes aplicaciones de diferentes empresas que hacen lo mismo, pero no se comunican entre sí.
Softland Mobile
Los clientes de Softland podrán acceder, desde su smartphone, a algunas de las funcionalidades del ERP o de HCM. Desde el App podrán acceder a los módulos de Alertas, Lista de Precios y Aprobaciones de Softland ERP, así como Gestión de Personas de Softland HCM.
En el módulo de “Lista de Precios” se podrán consultar los precios de los artículos, fotos, descripciones del producto, precio actual, vigencia del precio, cantidad disponible en stock, etc. Además, la app cuenta con un buscador para filtrar productos de acuerdo con la palabra clave de búsqueda.
Para la funcionalidad de “Alertas”, se podrán configurar las notificaciones que así consideren relevantes tener al alcance de un clic. A partir de esto, los líderes de las organizaciones podrán ser notificados de aspectos importantes en la administración de su negocio. Como, por ejemplo: documentos vencidos de cuentas por cobrar, cuentas bancarias sobregiradas, facturas vencidas, aprobación de nóminas, entre otros.
El software, además, permite establecer cuáles alertas deben llegar a la app y a quienes les deben llegar, según la cadena de permisos en la compañía y permitirá visualizarlas según su nivel de importancia (criticidad) y fecha.
Adicional, se incorporarán las funcionalidades de “Aprobaciones”, para que el usuario pueda aprobar solicitudes y órdenes de compra.
Power BI
Siguiendo las herramientas ofrecidas de parte de Microsoft y que cumplen con lo anterior acerca de Inteligencia de Negocios, podemos mencionar a Power BI, esta herramienta con versiones móvil, web y demás te permite conectar con las herramientas ya mencionadas y diseñar tus propios cuadros de mando donde podrás evaluar tus tareas y puntos de revisión de cada proyecto ya agregados desde Microsoft To DO, Planner y demás.
Hemos mencionado herramientas que combinadas te permiten aumentar considerablemente tu eficacia y organizar acordemente tu día a día y la de tu equipo, logrando sacar mejor provecho al tiempo y reduciendo considerablemente el esfuerzo necesario para realizar un buen control del tiempo y de tareas.
